Hivatali levelek, lakossági tájékoztatók, felszólítások, felhívások, városi és szervezeti honlapok… A hivatali kommunikáció folyamatos írásbeliséget, precíz, közérthető fogalmazást követel. Mindeközben a levél, a tájékoztató írójának el kell igazodnia a jogban, a határozatokban, rendeletekben, s meg kell tartania a hivatali hangot. Mondhatnánk, hogy minderre a hivatalok, szervezetek dolgozói bőséges időt szánhatnak – de ez egyszerűen nem igaz.

Az írás sok feladatot ad, sok időt követel. Nézzük meg közösen, hogyan lehet javítani a kommunikáció hatékonyságát növelni, hogyan lehet a munkatársak számára időt megtakarítani, illetve hogyan lehet írásbeli kommunikációval a szervezet működését a leginkább segíteni!

A workshopon az adott szervezet írásos anyagaival dolgozunk. Megvizsgáljuk az írásos anyagok következetességét, kommunikációs célnak való megfelelőségét, terjedelmét, és sor további jellemzőjét, illetve megvizsgáljuk, mennyire képviselik jól azok a szervezetet, mennyire felelnek meg a kor, illetve az egyes platformok követelményeinek. A workshopon nem helyesírással foglalkozunk, de ahol szükséges, ott nyilván arra is kitérünk.

A workshop közérthető, nem igényel előtanulmányokat, nem használunk nyelvészeti szakszavakat, cserébe a mintául szolgáló példákat mindig az üzleti életből veszünk.

A workshopon egy-egy szervezet több osztálya is képviselheti magát, de az egyes osztályok a maguk feladataival külön is kérhetik a közös feltérképező munkát.

Mit nyernek a résztvevők, illetve mit nyer a szervezet a workshoppal?

• a munkatársak következetesebben fogalmaznak meg leveleket
• egységesebbek lesznek a kommunikációban használt elemek
• hatékonyabbá válik az ügyfelekkel, beszállítókkal történő, illetve a szervezeten belüli kommunikáció
• hatásosabbak lesznek a kreatív anyagok
• feszesebbekké válnak a szövegek
• kialakulnak szövegalkotói rutinok, így a munkatársak hatékonyabban gazdálkodnak a munkatársak az írásra szánt idővel
• fejlődik a résztvevők íráskészsége
• létrejön az írásbeliség belső know-how-ja, akár teljes „kézikönyve”
• egyszerűbbé válik az új munkatársak bevezetése az írásbeli feladatokba

Tematika

1. előzetesen
Az auditálás, a közös munka a workshop előtt megkezdődik: a szervezet mintákat küld az írásos anyagaibóla workshop vezetőjének, aki ezeket az anyagokat előzetesen átvizsgálja. Az átvizsgálás alapos, az írásbeliség valamennyi részterületére kitér.
Levelek esetén: megszólítások, írásjelek, gyakori kifejezések, dátumok, titulusok, levél felépítése, címzett nevének használata, kis- és nagybetűk, kiemelések, betűtípusok, tegezés és magázás…
Kreatív anyagok esetén: azok megfelelnek-e a kommunikációs céloknak vagy csupán léteznek, feszesek, hatékonyak, frissek, érthetőek-e…
Minden írott anyag esetén:
– tartalom (feszesség, sorrendiség, arányok, hatékonyság, célcsoport…)
– nyelv (stílus, nyelvhelyesség, közérthetőség…)
– helyesírás (megszólítás, írásjelek, titulusok, az adott cég által használt szókészlet…)
– formaiság (tördelés, betűtípus, színek, kiemelések…)

2. workshop
A workshop valóban workshop: a vezető a résztvevőkkel közösen végigveszi mindazokat az észrevételeket, amelyeket előzetesen megtett az írásbeli anyagok átvizsgálásakor. Az anyagok közös áttekintésekor a vezető egyrészt ellátja a résztvevőket a vonatkozó ismeretekkel, másrészt példákat hoz, párhuzamokat mutat mintául.

3. összefoglalás
A workshop egy összefoglaló anyag utólagos összeállításával elkészültével zárul. Az összefoglalót a workshop vezetője készíti: listázza benne az észrevételeit és mellérendeli a javasolt megoldásokat.

TUDNIVALÓK
a., A workshop alapvetően e három fázisból áll, ám igény esetén utánkövetéssel, követő workshoppal kiegészíthető.
b., A workshop nagyobb szervezetek esetén osztályokra tagozódhat.

A workhop célja

nem korlátokat állítani, hanem segíteni
A tapasztalat azt mutatja, maguk a munkavállalók igénylik leginkább a segítséget, a tanácsokat írásbeli feladataik kapcsán. Ezer és ezer hol apró, hogy nagyobb kérdés feszíti őket, és nem találják a választ, a megoldást. Csak pár példa a számtalanból:
– Hogyan használjam a megszólítást?
– Hogyan kell írni az „email” szót?
– Vesszőt vagy felkiáltójelet használjak megszólításnál?
– Kisbetűvel vagy nagybetűvel írjam a titulusomat?
– Nem túl sok ez a szöveg egy blogposzthoz?
– Megérti a honlapunk szövege alapján a látogató, hogy mire jó a termékünk?
– Elég erővel bír ez a felszólító levelem?
– Írhatom már magyarosan ezt az angol szót?
– Melyik szövegrészleteket érdemes kiemelni?
– Beleírjam kétszer is a feladatot a levélbe?
– Itt most tegezzek vagy magázzak?
– Használhatom az úrhölgy szót? Vagy csak nevet írjak?
– Izgalmas, friss így a bemutatkozó szövegünk? Kell egyáltalán, hogy izgalmas, friss legyen?
– Tegyek, illetve tehetek ide szmájlikat?
– Öt és fél sor ez a mondat. Megértik majd? Valahogy betörjem?

hiba vagy nem hiba
A workshopon nem hibákra vadászunk, hanem javaslatokkal, ajánlásokkal, ötletekkel, lehetséges megoldásokkal, változatokkal dolgozunk. Feltárjuk a résztvevők szövegalkotói nehézségeit, megkeressük és megválaszoljuk a kérdéseket. Nem vésünk kőbe szabályokat például azzal kapcsolatban, hogy a facebook-oldalán tegeződjön vagy magázódjon egy szervezet, de rámutatunk, ha ezek használatában a szervezet következetlen.
Előfordul persze, hogy valóban hibát találunk: azt ebben az esetben nem átbeszélnünk, hanem javítanunk kell. Nem hiba például, ha a titulusokat egyik munkatárs kisbetűvel írja, a másik pedig naggyal, ám hiba, ha a titulust valaki helytelenül írja (pl. műszaki- és oktatási igazgató).

A workhop díja

A workshoppal kapcsolatosan indikatív részleteket jelölünk csak meg.
Résztvevők száma: 2-8 fő
további résztvevők: egyeztetés kérdése
maximális létszám: 15 fő
Helyszín: megrendelő biztosítja
Vizsgált írásbeli anyagok: 5-25 oldal (lehet vegyesen: kimenő és belső levelek, posztok, tájékoztató anyagok, honlap szövege, cikkek…)
Ár: 375.000 Ft (áfamentes)
Az ár tartalmazza:
– anyagok előzetes átvizsgálása
– workshop vezetőjének díja
– útiköltség

Javasolt menetrend

• 09.00-10.15 – workshop
• 10.15-10.30 – kávészünet
• 10.30-11.45 – workshop
• 11.45-12.30 – ebédszünet
• 12.30-13.45 – workshop
• 13.45-14.00 – kávészünet
• 14.00-15.15 – workshop
• 15.15-15.30 – kérdések és válaszok, workshop zárása